La fattura elettronica: nuovo impulso per la digitalizzazione aziendale

L’introduzione della fatturazione elettronica tra privati è il primo passo per avviare processi di digitalizzazione dell’intero processo produttivo.

 

Sono trascorsi poco più di 12 mesi dall’entrata in vigore dell’obbligo della fatturazione elettronica e i dati del Ministero dell’Economia e delle Finanze parlano di più di 2 miliardi di fatture transitate per il Sistema di interscambio (Sdi), con una media di 5,5 milioni di file inviati al giorno.

 

Vediamo come è andata:

il bilancio è quanto mai positivo, ma analizzando attentamente i risultati si notano tanti scarti da parte del Sdi (in totale il 2,42%, pari a quasi 49 milioni di file inviati), soprattutto all’inizio e per lo più dovuti a poca esperienza con il processo o con tracciato tecnico XML. Un po’ di remore di fronte al nuovo, e una sorta di timore del digitale, fanno sì che il sistema di fatturazione digitale non possa ancora considerarsi completo. Siamo certamente all’inizio di un percorso di digitalizzazione i cui benefici non si esauriranno insieme al completamento del processo, ma anzi saranno amplificati dalla spinta alla digitalizzazione che la fatturazione elettronica stessa incentiva.
L’intento alla base della fatturazione elettronica è quello di dematerializzare e semplificare, ma anche di garantire maggiore sicurezza e trasparenza, al fine di arginare fenomeni come l’evasione fiscale attraverso la tracciabilità dei dati. Nell’insieme, significa digitalizzare completamente, dall’emissione e alla conservazione, una fase cardine del Ciclo dell’Ordine, quella della Fatturazione.
Oltre al rispetto delle normative e alla semplificazione fiscale, fatturazione elettronica significa tagliare tante voci di costo nascoste e portare maggiore efficienza e velocità in tutte le aziende. Si tratta di automazione dei processi, riduzione di costi e tempi, oltre alla scomparsa o quantomeno alla riduzione degli archivi fisici, di tanta carta e del famigerato data entry manuale.

 

Quindi si risparmia?

L’Osservatorio sulla Fatturazione Elettronica del Politecnico di Milano ha calcolato che con il passaggio alla fattura elettronica le aziende risparmiano circa 8 euro per singolo documento. Per le aziende che emettono più di 3000 fatture l’anno il risparmio si aggira tra le 7,5 e gli 11,5 euro per fattura, non dovendo più stampare, imbustare e spedirele fatture, oltre a velocizzare la relazione tra imprese e fisco, tra cliente e fornitore e ad eliminare archivi fisici e la loro manutenzione.
A chi si chiedesse ancora il perché della fattura elettronica o la vedesse come una pura questione burocratica e una inspiegabile imposizione calata dall’alto, con il solo effetto di rendere più difficile la vita alle aziende, sono i numeri a rispondere. Una volta superati i primi piccoli ostacoli legati alla sua adozione, questo nuovo obbligo invita le imprese alla modernizzazione, e quelle che riusciranno a padroneggiare al meglio la fatturazione elettronica, saranno le prime a coglierne tutti i vantaggi. 

 

Fatturazione elettronica senza intoppi, basta un po’ di tecnologia

Ma quanto mi costi?

La buona notizia è che non sono necessari investimenti economici e formativi ingenti per riuscire ad adempiere alle prescrizioni legislative previste dall’introduzione della fatturazione elettronica.
Per rendersi la vita un po’ più facile esistono diversi programmi non solo per archiviare i documenti, ma anche per gestirli. Per i nostri clienti abbiamo pensato a un unico sistema che coniuga gestione documentale, gestione dei processi e tool per la collaboration, tutto in uno!
Si chiama ARXivar Next ed è opera di una software house del nostro territorio. Una soluzione davvero semplice che lavora in cloud, si può sincronizzare i diversi dispositivi che vengono utilizzati, è dotata di un’interfaccia comprensibile e di facile utilizzo, completamente personalizzabile, si può integrare con altri sistemi gestionali e collaborare con altri software, da Office 365 a Google Apps per aumentare la produttività e la sinergia con gli strumenti di lavoro più comunemente utilizzati. Un unico ambiente che unisce il meglio di ciascuna piattaforma e servizio web. Produttività avanti tutta con la chat interna che consente di scambiare informazioni e oggetti ARXivar direttamente in chat.
Inoltre, abbiamo sviluppato un connettore che semplifica l’integrazione con i vari software gestionali e amplifica la semplicità di gestione della fatturazione elettronica, in un ambiente semplice da utilizzare e completamente sicuro.

 

A prova di futuro.

La digitalizzazione del ciclo della fatturazione non è solo un modo diverso di scambiare documenti, quanto piuttosto un nuovo ambiente in cui ricostruire prassi e procedure, con l’obiettivo di innescare un circolo virtuoso digitale, ad esempio, per produrre le fatture a partire da altri dati che derivano da specifici eventi: esiti di consegne, conferme d’ordine, ordini stessi… gestiti digitalmente.
Oltre alle fatture, infatti, ci sono molti documenti che possono essere digitalizzati, ma che ancora oggi vengono gestiti in forma cartacea, come preventivi e ordini. Pensate a come, utilizzando un adeguato sistema di gestione informatizzato, sia possibile migliorare la produttività nel reparto Contabilità fornitori, ridurre i costi e gli errori relativi all’elaborazione delle fatture. Inoltre, riuscendo ad accedere ai dati in tempo reale è possibile sfruttarli per ottimizzare le spese. 
La fattura elettronica: nuovo impulso per la digitalizzazione aziendale. Essa rappresenta solo il primo step nel percorso di digitalizzazione che pian piano arriverà a coinvolgere ogni aspetto dei processi documentali. 

La vera potenzialità offerta dalla fatturazione elettronica, infatti, si concretizza proprio nell’automatizzazione dei processi aziendali successivi, per esempio tramite un sistema di gestione dei workflow di lavoro (WfMS). Anche in questo caso ci basiamo su Arxivar, che offre un software in grado di supportare la gestione del flusso di lavoro automatizzando le parti del coordinamento di gestione comuni ai diversi flussi di lavoro. Aiutiamo i nostri clienti a strutturare informaticamente le diverse attività connesse al proprio business, gestire i flussi di lavoro e i processi di approvazione, di reportistica e i relativi tempi e le figure coinvolte. Gestendo tutto questo digitalmente, si elimina ogni supporto cartaceo e si può avere un costante monitoraggio su eventuali aree di inefficienza e colli di bottiglia.

La fattura elettronica: nuovo impulso per la digitalizzazione aziendale. Essa costituisce il primo passo che ogni impresa può compiere all’interno di una cultura digitale pensata per i business dell’era 4.0. E noi siamo al vostro fianco per accompagnarvi passo dopo passo in questo percorso di crescita.